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工程項目管理組織規劃

2023-03-13
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工程項目管理組織規劃

本文目錄

PMP——項目溝通管理

1、定義:通過開發工件,以及執行用于有效交換信息的各種活動,來確保項目及其相關方的信息需求得以滿足的過程。

2、要點:●PM90%時間都用在與相關方的溝通?!馪M50%時間用于開會,僅供參考。3、書面溝通5C原則●表達正確CExi:正確的語法和拼寫?!癖磉_簡潔CiExi:簡潔的表述和無多余文字?!衲康拿鞔_CP:清晰的目的和表述(適合讀者的需要)?!襁壿嬤B貫ChLi:連貫的思維邏輯、寫作思路連貫?!袼悸氛瓶谻iI:受控的語句和想法承接。4、過程組:1)規劃溝通管理:根據相關方的需求,制定溝通管理計劃,溝通管理的大腦,指導后面的過程;2)管理溝通:根據溝通管理計劃發布、收集、處理信息,溝通管理的雙手,負責實施大腦的指導;3)監督溝通:確保在正確時間將正確信息傳遞給正確的人,溝通管理的眼睛,監督雙手的操作是否正確。

規劃溝通管理:(10.1)1、定義:基于相關方的信息需求、可用的組織資產,以及具體項目的需求,為項目溝通活動制定合適的溝通方法和計劃的過程。2、作用:為及時向相關方提供信息、引導相關方有效參與項目,而編制書面溝通計劃。3、要點:○在項目早期集合相關方多樣性的信息需求,制定有效的溝通管理計劃?!鸲ㄆ趯徍藴贤ü芾碛媱?,并進行必要的修改?!痦椖肯嚓P方對溝通不滿意或溝通出現問題,首先檢查溝通管理計劃?!鹫_的時間把正確的信息用正確的方式傳遞給正確的相關方,以滿足溝通需求。注意效果與效率的平衡?!饻贤ㄒ巹澆划?,將會導致信息傳遞延誤、向錯誤的受眾傳遞敏感信息或與某些相關方溝通不足等問題。

4、溝通不暢的因素:●沒有選擇合適的溝通渠道●沒有準確地理解對方●個人的地位差異、認知偏差、情緒影響●組織的信息泛濫、組織氛圍(輕松或競爭的氛圍影響溝通)、信息過濾(信息隨著組織層級傳遞而遞減)5.1、規劃溝通管理的工具:溝通需求分析是確定項目相關方的信息需求,包括信息的類型和格式,以及信息對相關方的價值。1)項目資源只能用來溝通有利于成功的信息,或者那些因缺乏溝通會造成失敗的信息;2)潛在溝通渠道公式:N*(N-1)/2,N是包括PM在內的項目相關方總人數。3)潛在溝通渠道或路徑的數量反映項目溝通的復雜程度;4)注意題干描述,如果是PM發現XX個相關方,則PM包含在相關方。

5.2、規劃溝通管理的工具:溝通技術溝通技術是具體工具,可以采用各種技術在項目相關方之間傳遞信息。常見的方法包括:對話、會議、書面文件、數據庫、社交媒體和網站等。影響溝通技術選擇的因素有:信息需求的緊迫性、技術的可用性、易用性、項目環境、信息的敏感性和保密。

溝通技術分類

適用場景

溝通技術舉例

正式書面

復雜重要的、需要保存并查詢的

合同、項目章程、項目計劃

正式口頭

重要的、不需要保存與查詢的、需要立即得到反饋的

項目啟動會、評標會、合同談判、重要演講

非正式書面

不重要的但需要后續查詢的

備忘錄、筆記、郵件、信件、微信、QQ交談

非正式口頭

不重要的、不需要后續查詢的

私下批評、私人談話、閑聊、打電話

5.3、規劃溝通管理的工具:溝通方法1)互動溝通:在兩方或多方之間進行多向信息交換,確保全體參與者對特定話題達成共識的最有效方法。比如開會、打電話等;2)推式溝通:把信息發送給需要接受這些信息的特定接收方??纱_保信息的發送,不確保信息被理解。比如:發郵件、短信、派發傳單、發送小廣告。3)拉式溝通:接收者自主自行地訪問信息內容。比如上谷歌、上百度查詢,上企業內網查詢信息、經驗教訓數據庫、知識庫等。5.4、規劃溝通管理的工具:溝通模型發送方的責任:信息清晰、明確、完整;選擇合適媒介;確認對方接收理解無誤。接收方的責任:完整地接收信息;正確理解信息;及時反饋。

5.5、規劃溝通管理的工具:人際關系與團隊技能溝通風格評估:規劃溝通活動時,用于評估溝通風格并識別偏好的溝通方法、形式和內容的一種技術?!癯S糜诓恢С猪椖康南嚓P方。政治意識:是指對正式和非正式權力關系的認知,以及在這些關系中工作的意愿?!裼兄陧椖拷浝砀鶕椖凯h境和組織的政治環境來規劃溝通?!窭斫饨M織戰略、了解誰能行使權力和施加影響,培養與這些相關方溝通的能力。文化意識:理解個人、群體和組織之間的差異,并據此調整項目的溝通策略?!窬哂形幕庾R并采取行動,能夠最小化因文化差異而導致的理解錯誤和溝通錯誤?!裼兄陧椖拷浝硪罁嚓P方和團隊成員的文化差異和文化需求對溝通進行規劃。

5.6、規劃溝通管理的工具:數據表現(相關方參與度評估矩陣)分析相關方當前參與項目的水平與期望參與項目的水平,并策劃將如何把他們的參與程度提高到項目的需要的程度。

態度

參與程度

不知曉

不知曉項目和潛在影響

抵制

知曉項目和潛在影響,抵制變更。

中立

知曉項目,既不支持,也不反對。

支持

知曉項目和潛在影響,支持變更。

領導

知曉項目和潛在影響,積極致力于保證項目成功。

6、規劃溝通管理的輸出:溝通管理計劃描述將如何規劃,結構化、執行與監督項目溝通,以提高溝通的有效性。包括了相關方的溝通需求、需要溝通的信息、發布信息的原因、溝通頻率、發送者、接收者、傳遞信息的方式、通用的術語表等。內容:●相關方的溝通需求?!裥枰獪贤ǖ男畔?,如語言、格式、內容、詳細程度?!裆蠄蟛襟E?!癜l布相關信息的原因、時限和頻率?!褙撠煖贤ㄏ嚓P信息的人員、有權發布機密信息的人員?!駥⒁邮招畔⒌膫€人或小組?!駛鬟f信息的技術或方法,如備忘錄、電子郵件、新聞稿等?!駷闇贤ɑ顒臃峙涞馁Y源,包括時間和預算?!耠S項目的進展更新溝通管理計劃的方法?!裥畔⒘飨驁D、工作流程、報告清單、會議計劃等。

管理溝通(10.2)1、定義:確保項目信息及時且恰當地收集、生成、發布、存儲、檢索、管理、監督和最終處理的過程。2、作用:促成項目團隊與相關方之間的有效信息流動。3、要點:○使用適當的技術、方法和技巧?!鹪试S溝通活動具有靈活性,允許對方法和技術進行調整,以滿足不斷變化的需求?!鹩行贤ǎ喊l送-接受模型、媒介選擇、寫作風格、會議管理、演示、引導、傾聽。

4.1、管理溝通的工具:溝通技能●溝通勝任力:經過裁剪的溝通技能的組合,有助于明確關鍵信息的目的、建立有效關系、實現信息共享和采取領導行為?!穹答仯菏顷P于溝通、可交付成果或情況的反應信息?!穹强陬^技能:通過示意、語調和面部表情等適當的肢體語言來表達意思?!裱菔荆菏切畔⒑?或文檔的正式交付。演示成功的要點一是受眾及其期望和需求,二是項目和團隊的需求及目標。

4.2管理溝通的工具:項目管理信息系統定義:確保相關方及時便利地獲取所需信息的各種軟件工具的集合?!痣娮禹椖抗芾砉ぞ撸喉椖抗芾碥浖?、會議和虛擬辦公支持軟件、網絡界面、專門的項目門戶網和狀態儀表盤、以及協同工作管理工具?!痣娮訙贤ü芾恚弘娮余]件、傳真和語音郵件、音頻、視頻和網絡會議、以及網站及網絡發布?!鹕缃幻襟w管理:網站和網絡發布、促進相關方參與和形成在線社區而建立博客和應用程序。

4.3、管理溝通的工具:項目報告發布定義:是收集并發布項目信息的行為,主要是發布給眾多的相關方群體。要點:○針對相關方來調整項目信息發布的適當層次、形式和細節?!鹂稍敿毧珊唵?,可以定期準備或基于例外情況準備?!鹬饕职l項目績效報告(報告績效)?!痣m然工作績效報告是監控項目工作過程的輸出,但本過程會編制臨時報告、項目演示、博客,以及其他類型的信息。

監督溝通(10.3)1、定義:在整個項目生命周期中對溝通進行監督,以確保滿足項目相關方對信息的需求的過程。2、作用:按溝通管理計劃和相關方參與計劃的要求優化信息傳遞流程。3、要點:○確定規劃的溝通工件和溝通活動是否如預期提高或保持了相關方對項目可交付成果與預計結果的支持力度?!鸫_保在正確的時間把正確的信息傳遞給正確的受眾?!鸨O督溝通,不是不讓溝通,不讓溝通只會帶來負面影響?!痦椖吭缙谄款i在資源和技術;項目后期瓶頸在溝通。

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PMP項目管理 | 項目質量管理

核心概念一致性成本預防成本

培訓流程文檔化設備選擇正確的做事時間評價成本

測試破壞性測試導致的損失檢查非一致性成本(缺陷成本)內部失敗成本(項目內部發現的)

返工廢品外部失敗成本(客戶發現的)

責任保修業務流失質量的責任傳統質量管理觀點

現代質量管理觀點

質量是檢查出來的

質量是規劃出來的,而非檢查出來的

質量就是指產品的質量

質量不只是產品還包括過程

缺陷是不可避免的

事情一次做對成本最低-零缺陷

質量管理是質量部門人員的事情

質量管理,人人有責

對于質量事故,基層人員負主要責任

質量責任高層管理者承擔85%責任

質量越高越好

質量就是符合要求、適用、客戶滿意,需要考慮成本與收益

改進質量主要靠檢查和返工

改進質量靠預防和評估

項目質量管理包括規劃質量管理:識別項目及其可交付成果的質量要求和標準,并書面描述項目將如何證明符合質量要求標準的過程管理質量:把組織的質量政策用于項目,并將質量管理計劃轉化為可執行的質量活動的過程控制質量:為了評估績效確保項目輸出完整、正確且滿足客戶期望,而監督和記錄質量管理活動執行結果的過程子過程分解一、規劃質量管理定義識別項目及其可交付成果的質量要求和標準,并書面描述項目將如何證明符合質量要求標準的過程理解確定如何管理質量確定質量管理目標

數據分析-成本效益分析商業論證通常要包含成本效益分析原理:比較可能的成本與預期的收益作用:成本效益分析是用來估算備選方案優勢和劣勢的財務分析工具,以確定可以創造最佳效益的備選方案確定規劃的質量活動是否有效利用了成本效果:減少返工、提高生產率、降低成本、提升相關方滿意度及提升盈利能力

數據分析-質量成本與項目有關的質量成本(COQ)包含以下一種或多種成本:

預防成本。預防特定項目的產品、可交付成果或服務質量低劣所帶來的相關成本。(最好應該最舍得在這方面花錢)評估成本。評估、測量、審計和測試特定項目的產品、可交付成果或服務所帶來的相關成本。(不可避免,適用夠用為主)失敗成本(內部/外部):因產品、可交付成果或服務與相關方需求或期望不一致而導致的相關成本。(最不好,盡可能不要發生)作用在整個項目期間如何管理和核實質量提供指南和方向發生時機僅開展一次或僅在項目的預定義點開展一般在項目開始及團隊交替時開展參與方項目經理與質量負責人聯合開展管理層需要確定和提供質量政策,項目團隊確定具體指標輸入、工具與技術和輸出

二、管理質量定義把組織的質量政策用于項目,并將質量管理計劃轉化為可執行的質量活動的過程理解在執行過程中通過觀察、記錄核對等方式找出可以優化質量的點,并加以優化通過讓執行過程符合預期要求,讓最終產品質量可控性提高比質量保證多出對項目外因素的管控

數據分析-根本原因分析根本原因分析是確定引起偏差、缺陷或風險的根本原因的一種分析技術一項根本原因可能引起多項偏差、缺陷或風險根本原因分析還可以作為一項技術,用于識別問題的根本原因并解決問題。消除所有根本原因可以杜絕問題再次發生

數據表現-因果圖因果圖,又稱“魚骨圖”、“wh-wh分析圖”、“石川圖”將問題陳述的原因分解為離散的分值,有助于識別問題的主要原因或根本原因。

數據表現-直方圖直方圖是一種展示數字數據的條形圖每個柱形代表某個問題或者某個情形的某種特征或者狀態一般都是隨著X軸代表的時間的流逝而展現出Y軸的趨勢變化

數據表現-散點圖展示兩個變量之間的關系的圖形正相關、負相關、不相關線性相關、非線性相關

審計審計是用于確定項目活動是否遵循了組織和項目的決策、過程與程序的一種結構化且獨立的過程。質量審計通常由項目外部的團隊開展,如組織內部審計部門、項目管理辦公室(PMO)或組織外部的審計師。質量審計目標可能包括(但不限于):

識別全部正在實施的良好及最佳實踐識別所有違規做法、差距及不足分享所在組織或行業中類似項目的良好實踐積極、主動地提供協助,以改進過程的執行,從而幫助團隊提高生產率強調每次審計都應對組織經驗教訓知識庫的積累做出貢獻采取后續措施糾正問題,可以降低質量成本,并提高發起人或客戶對項目產品的接受度。質量審計可事先安排,也可隨機進行,可由內部或外部審計師進行質量審計還可以確認已批準的變更請求(包括更新、糾正措施、缺陷補救和預防措施)的實施情況

面向X的設計面向X的設計(DifX)是產品設計期間可采用的一系列技術指南,旨在優化設計的特定方面,可以控制或提高產品最終特性fx中的”X“可以是產品開發的不同方面,例如可靠性、調配、裝配、制造、成本、服務、可用性、安全性和質量使用fx可以降低成本、改進質量、提高績效和客戶滿意度作用提高實現質量目標的可能性,以及識別無效過程和導致質量低劣的原因使用控制質量過程的數據和結果向相關方展示項目的總體質量狀態發生時機在整個項目期間開展參與方質量保證部門通常主導本過程工作項目經理、質量經理、管理層都要充分參與到本過程里敏捷項目中,質量活動從頭至尾全員參與輸入、工具與技術和輸出

三、控制質量定義為了評估績效確保項目輸出完整、正確且滿足客戶期望,而監督和記錄質量管理活動執行結果的過程理解核實項目可交付成果和工作已經達到主要相關方的質量要求,可供最終驗收確定項目輸出是否達到預期目的,這些輸出需要滿足所有適用標準、要求、法規和規范

檢查檢查是指檢驗工作產品,以確定是否符合書面標準可以檢查單個活動的成果,也可以檢查項目的最終產品檢查也可以稱為審查、同行審查、審計或巡檢等,而在某些應用領域,這些術語的含義比較狹隘和具體

測試/產品評估測試是一種有組織的、結構化的調查,旨在根據項目需求提供有關被測產品或服務質量的客觀信息

目的:找出產品或服務中存在的錯誤、缺陷、漏洞或其他不合規問題內容:測試的類型、數量和程度是項目質量計劃的一部分,具體取決于項目的性質、時間、預算或其他制約因素時間:測試可以貫穿整個項目,可以隨著項目的不同組成部分變得可用時進行,也可以在項目結束(即交付最終可交付成果)時進行意義:早期測試有助于識別不合規問題,幫助減少修補不合規組件的成本檢查是一種確認可交付物狀態的手段,針對產品,使用技術手段確定審計,結構化的檢查工具,在管理質量子過程中使用,一般由第三方執行,針對項目過程而非結果

數據表現-控制圖控制圖用于確定一個過程是否穩定,或者是否具有可預測的績效規格上下限VS控制上下限1點規則:某個數據點超出控制界限7點規則:7個或7個以上連續的點落在均值同一側控制界限通常設置在正負3西格瑪的位置

作用對可交付成果進行檢查核實,輸出核實的可交付成果績效考核和結果評審對于未來可交付物生產過程進行改進建議發生時機在整個項目期間開展參與方質量保證部門通常主導本過程工作項目經理、質量經理、管理層都要充分參與到本過程里敏捷項目中,質量活動從頭至尾全員參與輸入、工具與技術和輸出

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聯合國國際組織職業發展規劃實訓項目結業儀式成功舉行

中國日報2月13日電(記者張之豪)2023年2月10日,聯合國國際組織職業發展規劃實訓項目2023寒假班在聯合國大學澳門研究所舉行了結業儀式暨表彰會。聯合國前副秘書長FiziHhhi先生、中國教育國際交流研修學院副院長唐唯陽先生,聯合國大學澳門研究所所長黃京波女士等12名來自國內外的專家與學者出席本次會議并發言。

該實訓項目由中國教育國際交流研修學院主辦,聯合國訓練研究所、聯合國大學澳門研究所、中國國際科學技術合作協會等單位支持,聯合國青少年領航計劃執行,來自聯合國工業發展組織、聯合國環境署、聯合國項目事務署、國際農發基金、德國國際合作機構、南南合作金融中心、中國智慧工程研究會等機構專家參與授課。清華大學、中國人民大學、浙江大學、天津大學、中國醫學科學院北京協和醫學院、西北工業大學、華南理工大學、暨南大學、武漢理工大學、上海外國語大學等國內高校以及來自馬來西亞、菲律賓、泰國、土耳其、孟加拉國、印度等國家的近50名學員全程參與了此次實訓。

中國教育國際交流研修學院副院長唐唯陽先生提到,此次研修學院與聯合國相關機構合作舉辦實訓項目,也是響應了中國政府《中長期青年發展規劃(2016-2025年)》和培養國際型青年人才的號召,聚焦氣候變化、公共衛生、科技創新等全球熱點問題,幫助中國大學生熟悉國際組織運行機制和國際項目運作規則、洞察國際組織人力資源管理方式、探尋國際組織職業發展規劃路徑、構建全球治理與國際發展知識脈絡,在可持續發展理念和人類命運共同體的價值觀引領下,提升中國大學生國際素養和全球勝任力,助力培養面向未來、面向世界的國際組織菁英人才,在國際舞臺上為實現2030聯合國可持續發展目標貢獻中國聲音。

聯合國前副秘書長FiziHhhi先生認為,這是一個充滿矛盾與不確定性的時代,諸多風險與挑戰必須通過全球合作才能得以解決。他指出,國際組織在全球合作中扮演著舉足輕重的作用。然而,中國在聯合國等國際組織中的代表性依然嚴重不足。聯合國國際組織職業發展規劃實訓項目能幫助中國青年熟悉國際規則與話語體系,提升與國際組織需求相匹配的職業技能,增強個人創造力、領導力、決策力、協作力、溝通力與執行力。他期待看到更多中國青年加入國際組織,踐行聯合國2030年可持續發展議程并為國際治理貢獻中國力量。

本次實訓前后歷時近一個月,前3周學員們通過導師例會、主題講座、技能課程、經驗分享、跨組交流、朋輩交流順利完成了線上部分的學習和實訓任務。第4周在澳門線下舉行,期間,學員們除在聯合國大學澳門研究所進行學生交流與研討外,還實地調研了澳門大學、澳門自來水公司在聯合國可持續發展目標方面的實踐情況,參訪了澳門中華青年進步協會和369青年孵化小鎮,并在中央駐澳聯絡辦的支持下與澳門中華學生聯合總會、澳門大學學生會代表進行交流。學員們還與澳門優秀青年代表以及清華大學"薪火計劃"赴澳門實踐支隊組隊共同完成聯合國可持續發展目標主題宣傳視頻拍攝與制作。來自澳門青年代表陳伽螢表示,感謝中央政府為澳門青年營造更好的成長環境和發展機會,使她有這個千載難逢的機會成為首個參與聯合國國際組織職業發展規劃實訓項目的澳門青年。作為澳門青年,她理應發揮所長,在世界舞臺上講好澳門故事、傳播好中國聲音。

經過4周的導師制、項目制、小組制參與式互動學習與項目實踐,西北工業大學獲得本期項目最佳組織獎、由德國合作國際機構指導的可持續生產與消費項目實訓組被授予最佳實訓團隊,來自清華大學、人民大學、西北工業大學、天津大學、華南理工大學、武漢理工大學等10多名同學被授予最佳學員。在結業儀式上,來自西北工業大學本科生唐亮同學提到,此次實訓項目充實、多彩、圓滿,讓他終生難忘,項目中學習到的國際組織求職技能,為未來職業規劃發展指明方向、奠定堅實基礎。來自清華大學研究生彭存昱同學說到,很榮幸參加本次項目,通過本次實踐使個人綜合能力得到提升,期待未來能加入聯合國國際組織,為全球治理作出貢獻。來自中國人民大學王誾博士呼吁到,讓我們為了實現聯合國可持續發展目標一起志愿行!見花于志、結實于愿、成果于行。期待能繼續參與2023年暑期項目。

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